​Wie kann ich Dokumente über kaayo unterschreiben lassen?

Mit kaayo können wichtige Dokumente wie RKÜ, Gutachterbeauftragung oder Anwaltsvollmachten schnell, einfach und rechtssicher digital unterschrieben werden – entweder vor Ort oder ortsunabhängig per E-Mail-Link.

Damit dieser Prozess reibungslos funktioniert, folgen Sie bitte den nachstehenden Schritten.

1. Dokument als Vorlage hinterlegen

Bevor Sie ein Dokument zur Unterschrift senden können, muss es als Vorlage im System hinterlegt sein. Nur so kann kaayo die Inhalte automatisch mit Falldetails (z. B. Name, Datum, Kennzeichen) befüllen.

Wie Sie eine Vorlage hinterlegen, erfahren Sie hier:  Zur Anleitung

2. Vorlage im Fall auswählen und vorbereiten

Sobald die Vorlage im System verfügbar ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den entsprechenden Fall in kaayo
2. Navigieren Sie zum Menüpunkt „Unterschriften“
3. In diesem Bereich werden alle hinterlegten Vorlagen angezeigt – und zwar für jedes dem Fall zugeordnete Unternehmen
   • Beispiel: Wurden eine Werkstatt, ein Gutachter und eine Kanzlei zugeordnet, sehen Sie automatisch RKÜ, Gutachterbeauftragung und Anwaltsvollmacht
4. Alle Dokumente sind bereits automatisch mit den Falldetails befüllt
5. Sie können die Dokumente vorab herunterladen, z. B. zur Sichtung durch den oder die Geschädigte:n
6. Wählen Sie anschließend aus, welche der angezeigten Dokumente zur Unterschrift versendet oder vor Ort unterschrieben werden sollen

3. Unterschrift einholen – zwei Wege zur Auswahl

Sie haben zwei Optionen, wie der oder die Geschädigte das Dokument unterschreiben kann:

Variante 1: Vor Ort unterschreiben

• Nutzen Sie den Button „Dokumente jetzt unterschreiben“

• Die Unterschrift erfolgt direkt auf Ihrem Endgerät (z. B. Tablet oder Laptop), über Ihren kaayo-Account

• Ideal, wenn der Kunde vor Ort ist und das Dokument sofort unterzeichnen kann

Variante 2: Per E-Mail-Link unterschreiben

• Klicken Sie auf „Per E-Mail-Link unterschreiben“

• Der oder die Geschädigte erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link

• Die Unterschrift kann ortsunabhängig auf dem eigenen Gerät erfolgen

• Ideal für flexible Prozesse ohne Vor-Ort-Präsenz

Hinweis zu mehreren Dokumenten

Aktuell kann pro Unternehmen und pro Fall nur eine Dokumentvorlage gleichzeitig automatisch befüllt und zur Unterschrift vorbereitet werden.

Wenn Sie mehrere Dokumente benötigen (z. B. RKÜ + Gutachterbeauftragung), kann das kaayo-Team diese vorab zu einer PDF zusammenführen, damit sie in einem Schritt befüllt und unterschrieben werden können.

Wenden Sie sich dazu gerne an unser Support-Team.

Bei Fragen zur digitalen Unterschrift oder zur Dokumentenverwaltung hilft Ihnen unser Support-Team jederzeit weiter.